管理資源約束是項(xiàng)目進(jìn)度管控過程中不可忽視的重要問題,。這涉及項(xiàng)目進(jìn)度,、成本和使用備選資源之間的權(quán)衡,，項(xiàng)目經(jīng)理的重要職能就是監(jiān)控項(xiàng)目執(zhí)行過程中資源的使用和績效,。項(xiàng)目的資源計劃是項(xiàng)目決定獲取何種資源,、從何處獲取,、如何使用以及何時和如何解散資源的過程,。項(xiàng)目經(jīng)理都希望項(xiàng)目組成員是一些“牛人”,，這些“牛人”確實(shí)能對項(xiàng)目的效率產(chǎn)生重要的作用,。但在一個企業(yè)中，牛人的個數(shù)是有限的,，他們很難完全歸某個項(xiàng)目所有,。他們經(jīng)常被迫在多個項(xiàng)目中充當(dāng)救火隊(duì)員或清潔工的角色。
例如：某公司有三個項(xiàng)目A,、B,、C在同時運(yùn)作，現(xiàn)在遇到一個糟糕的局面：這三個項(xiàng)目都需要公司牛人陳達(dá)才能完成,，而且均需要陳達(dá)為其工作10天,，更麻煩的是找不到任何替代資源。
針對這個情況,，目前有以下三種安排：
1. 第一種“安排”
即：將陳達(dá)的一天時間均分為三份,，每份為8個小時。這其實(shí)算不上是安排,，只能算是A,、B、C三個項(xiàng)目的期望,，這將導(dǎo)致牛人陳達(dá)每天24小時的工作量,，顯然這是不可行也絕不可能的，更是沒有人性的安排,。
2. 第二種安排
如果公司設(shè)有組織級項(xiàng)目管理的項(xiàng)目管理辦公室(Project Management Office,，PMO)這種專門機(jī)構(gòu)，PMO可以依據(jù)組織戰(zhàn)略基于可“明示”的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)先級排序,。假如排序?yàn)锳-B-C,，則可以最先考慮A項(xiàng)目，保證其按時完成,，B,、C項(xiàng)目延期10天;之后進(jìn)行B項(xiàng)目，保證其能完成,，C項(xiàng)目再次延期10天(即共延期20天);最后再進(jìn)行C項(xiàng)目的工作,。當(dāng)然最后結(jié)果是：A項(xiàng)目按時完成,、B項(xiàng)目拖期10天、C項(xiàng)目拖期20天,。
那么,，問題來了，PMO作為常設(shè)機(jī)構(gòu)于國內(nèi)企業(yè)尚不普遍,，即便常設(shè)也往往僅處于支持性PMO層次,，更沒有明確的項(xiàng)目優(yōu)先級評價標(biāo)準(zhǔn)。
最后的結(jié)果,，往往是由老板來確定優(yōu)先級順序,。假如老板給出的排序?yàn)锳-B-C，試想B和C的項(xiàng)目經(jīng)理會作何感想?自己或自己的項(xiàng)目“不重要”——這是他們的感受(特別是C項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理),，其項(xiàng)目及其團(tuán)隊(duì)的狀況可想而知,。更有甚者，如果此二人將老板的安排“悄悄”通知客戶,，接下來會發(fā)生什么呢?也許老板的電話正在響起,。
這種由某個高管確定項(xiàng)目優(yōu)先級的方式，就是常見的中國特色“一把手工程”,。“一把手工程”強(qiáng)調(diào)了高管的重要性和他們的責(zé)任,，也會因?yàn)槿狈芾沓绦蚨斐?ldquo;無事不需一把手”的情況。
3. 第三種安排
這三個項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理均向公司管理層極力呼吁要優(yōu)先將牛人給其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目使用,，互不相讓,。眾所周知，“會哭的孩子有奶吃”,。經(jīng)過“研究”,，管理層只好安排牛人到這三個項(xiàng)目輪流工作。即：
①項(xiàng)目A工作5天;
②在項(xiàng)目B工作5天;
③在項(xiàng)目C工作5天;
④再趕到項(xiàng)目A“滅火”5天,，完成項(xiàng)目A的工作;
⑤再趕到項(xiàng)目B“滅火”5天,，完成項(xiàng)目B的工作;
⑥再趕到項(xiàng)目C“滅火”5天，完成項(xiàng)目C的工作,。
經(jīng)過“管理”后的結(jié)果：A項(xiàng)目拖期10天,，B項(xiàng)目拖期15天，C項(xiàng)目拖期20天,。項(xiàng)目“牛人”的時間分散使用,，造成三個項(xiàng)目工期均拖延。
分析：
A項(xiàng)目：若按第二種安排,，則按時完成項(xiàng)目,，而按第三種安排，則延期10天,。結(jié)果：變壞!
B項(xiàng)目：若按第二種安排,，則延期10天完成,，而按第三種安排，則延期15天,。結(jié)果：變壞!
C項(xiàng)目：若按第二種安排,，則延期20天完成，而按第三種安排,，則依舊延期20天,，結(jié)果：不見好!
經(jīng)過對比，如果工作優(yōu)先級排序,、領(lǐng)導(dǎo)未管理時三個項(xiàng)目是有好有壞,，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)管理后三個項(xiàng)目都變壞了——正所謂“不患寡患不均”吧!
所以請記住，管理總是在“可行”與“合理”之間做選擇,。第二種安排“合理”，但由于容易導(dǎo)致組織穩(wěn)定性問題,，是不“可行”的;第三種安排不“合理”,，但是“可行”的。當(dāng)然,，這都是因?yàn)榻M織架構(gòu)和組織級項(xiàng)目管理的缺陷在項(xiàng)目上的反映,。